Nota fiscal de produto para MEI: o caminho pela secretaria da Fazenda

O MEI que vende mercadoria emite nota pelo sistema da secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado, e não pelo emissor nacional de serviços. O primeiro passo é ter inscrição estadual. Depois, conforme o estado, você usa a NF-e, a NFC-e ou a nota avulsa. Se o comprador é empresa e emite a nota de entrada, você fica dispensado naquela venda.

Por que a nota de produto é diferente da de serviço

Serviço paga ISS, imposto municipal, e o MEI emite a nota no emissor nacional da NFS-e. Mercadoria paga ICMS, imposto estadual, e quem cuida da nota é o estado. Cada uma das 27 unidades da federação tem regras, sistemas e prazos próprios.

Isso explica por que um MEI de São Paulo e um do Pará podem seguir caminhos diferentes para fazer a mesma coisa. Este guia mostra o roteiro comum; os detalhes você confirma no site da Sefaz do seu estado.

Se você presta serviço e vende produto ao mesmo tempo (um mecânico que troca peças, por exemplo), pode precisar das duas notas: a de serviço para a mão de obra e a de produto para as peças.

Quando a nota de produto é obrigatória

A regra vem da Lei Complementar 123/2006 e da resolução do Comitê Gestor do Simples Nacional:

• venda para consumidor final pessoa física: nota dispensada;
• venda para empresa com CNPJ: nota obrigatória;
• venda para empresa que emite a nota de entrada: dispensada para o MEI.

A mesma resolução diz que o MEI fica dispensado da nota eletrônica nas operações com ICMS, a menos que o estado exija e ofereça um sistema gratuito para emitir. Muitos estados já exigem e oferecem, então na prática a nota eletrônica virou o caminho mais comum.

Para ver o quadro completo de quando emitir, leia o guia sobre quando o MEI é obrigado a emitir nota.

Passo 1: inscrição estadual

A inscrição estadual (IE) é o número que identifica você como contribuinte do ICMS no estado. Sem ela, em regra, não há como emitir nota de mercadoria.

Como conseguir:

• confira no seu CCMEI ou no cadastro da Sefaz se já existe um número de IE ligado ao seu CNPJ (em vários estados ela é gerada automaticamente quando a ocupação é de comércio ou indústria);
• se não houver, procure no site da Sefaz o serviço de inscrição de contribuinte, que costuma ser feito pela internet;
• se a sua ocupação no MEI for só de serviço e você começou a vender produto, primeiro inclua a ocupação de comércio na alteração cadastral do MEI.

Passo 2: escolher o tipo de nota

NF-e (modelo 55)

É a nota fiscal eletrônica "completa". Serve para venda a empresas, para venda a outro estado e para remessas (devolução, conserto, mostruário). Para emitir, o estado pode pedir credenciamento prévio na Sefaz.

NFC-e (modelo 65)

É a nota fiscal de consumidor eletrônica, a que sai no caixa do mercado. Serve para venda presencial ao consumidor final. Como o MEI é dispensado da nota para pessoa física, muitos só usam se quiserem ou se o estado oferecer.

Nota avulsa

Alguns estados oferecem a emissão avulsa pelo site ou aplicativo da Sefaz, pensada para quem emite pouco. Você preenche os dados da venda e o sistema gera a nota. Onde ela existe, costuma ser o jeito mais simples para o MEI que vende para empresa só de vez em quando.

Passo 3: o emissor

Para emitir NF-e e NFC-e é preciso um programa emissor. As opções mais comuns são:

• emissor gratuito da própria Sefaz (vários estados têm, no site ou em aplicativo);
• sistema de gestão pago que você contrata;
• emissor ligado à maquininha ou ao aplicativo de vendas que você já usa.

Antes de pagar por um sistema, veja se o seu estado oferece emissor gratuito para MEI. Pergunte também se será exigido certificado digital, porque isso tem custo e varia de estado para estado.

Exemplo: venda para uma loja

Imagine uma MEI que faz bolsas de crochê. Uma loja de presentes com CNPJ encomendou 20 bolsas a R$ 40 cada.

Conta: 20 × R$ 40 = R$ 800.

Ela tem duas saídas:

1. Emitir a nota de venda de R$ 800 pelo emissor do estado, com o CNPJ da loja como destinatário.
2. Combinar com a loja que ela emita a nota de entrada, se a loja fizer isso e o estado aceitar.

No relatório mensal, os R$ 800 entram como revenda ou venda de produto com documento fiscal. Se a loja emitiu a nota de entrada, a MEI guarda uma cópia dessa nota no lugar da sua.

Devolução, troca e venda para outro estado

Se o cliente com CNPJ devolve mercadoria, a nota de devolução normalmente é emitida por ele. Venda para outro estado tem regras extras de ICMS e quase sempre pede NF-e. Nesses casos, confira as orientações da Sefaz antes de fechar o negócio.

Dados que costumam travar a nota

• Código NCM: classificação da mercadoria, com oito dígitos. O emissor pede e, se errado, a nota pode ser recusada. O site da Sefaz e o contador ajudam a achar o código certo.
• CFOP: código da operação (venda dentro do estado, para fora, devolução).
• Dados do destinatário: CNPJ, inscrição estadual da compradora (quando ela tem) e endereço.

Se tiver dúvida nesses códigos, o Sebrae oferece orientação, e um contador resolve em pouco tempo. Errar o código pode gerar cobrança indevida de imposto para o cliente.